Областное государственное учреждение
Государственный архив новейшей истории
Саратовской области

Официальный сайт

Гражданам

Памятка для владельцев документов личного происхождения и (или) членов их семей о передаче на постоянное хранение в областное государственное учреждение «Государственный архив новейшей истории Саратовской области» документов для формирования личных фондов (семейных, династических, родовых фондов)

1. Общие положения

  Памятка для владельцев документов личного происхождения (далее – Владелец) и (или) членов их семей о передаче документов на постоянное хранение для формирования личных (семейных, династических, родовых) фондов (далее — Памятка) разработана в целях сохранения исторической памяти и обеспечения сохранности документальных свидетельств истории граждан и государства в различные исторические эпохи.
  Контактное лицо – и.о. начальника отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ОГУ ГАНИСО Лазарев Егор Сергеевич. Тел. 73–57–03.
  Документы личного происхождения, принятые на постоянное хранение в ОГУ ГАНИСО являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации.
  ОГУ ГАНИСО проводит экспертизу ценности и отбор представленных Владельцами или членами их семей документов для формирования личных фондов. Не отобранные для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации документы возвращаются Владельцу либо члену его семьи в установленном порядке.
  Документы личного происхождения, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, переданные на постоянное хранение в ОГУ ГАНИСО, не подлежат возврату согласно части 3 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
  Доступ к передаваемым документам Владелец или член его семьи имеет право ограничить на срок до 25 лет. Срок ограничения может быть снят, снижен по желанию Владельца или члена его семьи по предварительному согласованию с ОГУ ГАНИСО.
  Взаимодействие Владельцев или членов их семей с представителями ОГУ ГАНИСО осуществляется исключительно на безвозмездной и добровольной основе.


2. Порядок действий владельцев документов личного происхождения и
иных лиц при осуществлении взаимодействия с контактным лицом

  О намерение передать документы для формирования личных фондов Владельцы или члены их семей могут обратиться в ОГУ ГАНИСО самостоятельно.
  Для обращения в ОГУ ГАНИСО Владельцы или члены их семей могут использовать следующую информацию:
  Владелец или член его семьи может обратиться в ОГУ ГАНИСО самостоятельно в письменной форме. Обращение может быть составлено в электронном виде и (или) на бумажном носителе (приложение 2) и направлено в ОГУ ГАНИСО:
  Обращение должно содержать:
  Приложения:


ОТВЕТЫ НА ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ


Кто может передать документы в государственный архив?

  Личные документы в ОГУ ГАНИСО могут передать деятели науки, здравоохранения, образования, культуры, сотрудники органов государственной власти, работники промышленных предприятий, краеведы, архитекторы, изобретатели, конструкторы, коллекционеры, участники и свидетели исторических событий, а также иные лица.
  Потенциально, каждый, кто внёс весомый вклад в развитие Саратовской области, вправе обратиться в ОГУ ГАНИСО с намерением передать свои документы на хранение.


Как доставить документы в государственный архив?

  Документы могут быть переданы самостоятельно или представитель ОГУ ГАНИСО может согласовать встречу вне стен архива для предварительного просмотра документов (по согласованию).


Какие документы можно передавать ОГУ ГАНИСО?

  В ОГУ ГАНИСО принимаются документы на различных носителях, в разнообразных формах (текстовые и изобразительные, аудиовизуальные, электронные документы) следующих видов:


Как оформляется передача документов? Нужно ли за что–то платить?

  Владелец или член его семьи, изъявивший желание передать документы в ОГУ ГАНИСО заполняет заявление о намерении (приложение к Памятке).
  Контактное лицо ОГУ ГАНИСО может предоставить форму заявления (на бумажном носителе или в электронном виде) или устно по телефону передать сведения, которые должны в нем содержаться.
  Передача документов оформляется договором. Часть документов может впоследствии быть возвращена по акту. При окончательном приеме отобранных документов на постоянное хранение в ОГУ ГАНИСО составляется опись дел, документов постоянного срока хранения.
  Владелец или члены его семьи не несут никаких финансовых затрат при передаче документов в архив.
  Подготовленные ОГУ ГАНИСО описи и акты согласовываются с лицом, передающим документы.
  Отобранные документы формируются в отдельный фонд личного происхождения или включаются в коллекцию, сформированную из документов разных лиц по тематическому, видовому или иному признаку.


Что может дополнительно потребоваться, кроме передачи документов?

  ОГУ ГАНИСО может попросить помочь с описанием документов, их датировкой, идентификацией лиц и объектов, изображенных на фотографиях и видеозаписях, а также может предложить записать интервью, которое потом оформляется в виде письменного текста, аудио– или видеозаписи и обязательно согласовывается с лицом, которое давало такое интервью.
  Возможно также создание фотодокументов.


Как ОГУ ГАНИСО может гарантировать обеспечение сохранности переданных документов?

  Надлежащее хранение документов – это одна из основных задач архивов. Условия хранения документов определены специальными правилами, соблюдение которых является обязательным для всех архивов. Архивные документы размещаются в специальных папках и коробах из картона. В архивохранилищах соблюдаются температурно–влажностный, световой, противопожарный и охранный режимы.
  Каждая папка с документами и каждый конкретный документ подлежат учету, им присваиваются индивидуальные учетные номера. Регулярно проводится проверка наличия и состояния архивных документов. При необходимости осуществляется реставрация документов.


Можно ли ограничить доступ к документам и определить условия их использования?

  Договором о передаче на постоянное хранение документов по желанию устанавливается срок ограничения доступа к ним до 25 лет. Также, при необходимости, может быть предусмотрено установление иного срока ограничения доступа к его документам: срок ограничения может быть снят, снижен по желанию Владельца (в случаях, если информация относится непосредственно к данному человеку, но не к другим лицам). Таким образом, в архиве обеспечивается защита информации ограниченного доступа, включая персональные данные в соответствии с требованиями законодательства и ограничениями, установленными в договоре при передаче документов в ОГУ ГАНИСО.
  До истечения указанного срока доступ к документам может быть предоставлен Владельцу, его родственникам (при подтверждении родства) или иным лицам, что отдельно указывается в тексте договора.
  По истечении срока ограничения доступа ОГУ ГАНИСО организует доступ пользователей к архивным документам в установленном порядке. ОГУ ГАНИСО несет ответственность за соблюдение конфиденциальности информации и иной тайны охраняемой законодательством Российской Федерации.
  Документы творческого характера охраняются также законодательством об интеллектуальной собственности. Как правило, при заключении договора в него включаются положения о свободном использовании произведений, при обязательном указании авторства и соблюдении иных неимущественных прав их создателей



РЕКВИЗИТЫ ОГУ ГАНИСО: